Свой форум. Прямой диалог.

Задача

Задач у компании было много, и репутационных, и коммерческих: стать заметнее на рынке, укрепить доверие и экспертный образ, развивать отношения с клиентами, находить новых заказчиков и поддерживать текущие сделки.

Отраслевые мероприятия ассоциаций и специализированных агентств не решали всё это сразу и не собирали нужную аудиторию в одном месте.

Я предложила сделать своё мероприятие: собрать на одной площадке тех, кто принимает решения на угольных предприятиях или влияет на них, показать им технологии, познакомить клиентов с руководителями и инженерами и заодно продвинуть текущие переговоры.

Стратегия

Проект я вела от концепции до проведения. На подготовку было пять месяцев.

Начала с отраслевого календаря и рабочих циклов предприятий: нужно было найти даты без крупных профессиональных событий, отчётных периодов и планирования у будущих гостей.

Вместе с дизайнером и двумя менеджерами по продажам мы опросили клиентов: какие отраслевые проблемы, технологические запросы и темы им сейчас интереснее всего. Ответы легли в основу концепции, программы и коммуникаций.

Так появилась самостоятельная площадка Resource Forum PRO — форум для профессионального сообщества о ресурсах, технологиях и отраслевой экспертизе.

Первой темой стало «Зелёное обогащение». В 2021 году экологическая повестка в угольной отрасли набирала вес, предприятия искали технологии, которые снижают воздействие на природу, и это прямо совпадало с экспертизой компании.

Руководство проектом

Я собрала основную команду из четырёх человек: руководитель проекта, дизайнер, инженер-конструктор и офис-менеджер. На отдельных этапах подключались менеджеры по продажам, внештатный разработчик и подрядчики.

Как руководитель я отвечала за концепцию и структуру проекта, ставила задачи, координировала участников, связывала маркетинг, продажи и технических специалистов, работала с подрядчиками и контролировала подготовку. Стратегия, маркетинг, контент и организация сходились на мне.

Бренд и визуальная концепция

Вместе с дизайнером мы придумали:

• название Resource Forum PRO
• концепцию и позиционирование форума
• логотип
• визуальную айдентику
• брендбук
• оформление материалов и пространства мероприятия.

Форум задумывался как самостоятельный отраслевой бренд, который при этом поддерживает образ компании как технологического эксперта.

Продвижение и работа с клиентами

Продвижение и коммуникации я разработала и координировала сама. В них вошли:

• сайт мероприятия, сделанный вместе с внештатным программистом
• продвижение в интернете
• таргетированная реклама
• медийная реклама
• продвижение через электронные рассылки
• тексты и оформление рассылок
• подготовка и отправка электронных писем
• сценарий телефонных приглашений
• общение с действующими и потенциальными клиентами.

Продвижение шло рука об руку с отделом продаж: важны были не столько регистрации, сколько личная работа с самыми важными для бизнеса клиентами и будущими заказчиками.

Программа и подготовка спикеров

Содержание форума я вела полностью:

• формировала программу
• определяла темы выступлений
• готовила доклады и презентации для спикеров
• готовила спикеров к публичным выступлениям.

Работала и с внутренними экспертами компании, и с приглашёнными спикерами. Программу строили вокруг реальных вопросов отрасли, которые мы услышали от клиентов, и при этом она показывала технологическую экспертизу компании.

VR как новое направление услуг

На форуме работала VR-зона, и у неё было две задачи.

Первая — наглядно показать технологические решения компании будущим заказчикам.

Вторая — представить саму VR как новую услугу: компания предлагала обогатительным предприятиям VR-решения для обучения персонала.

Гости могли сразу попробовать технологию и прикинуть, как использовать её для обучения сотрудников на своих предприятиях. Так форум стал площадкой для запуска нового направления прямо перед целевой аудиторией.

Опыт участников на площадке

Форум прошёл в Кемерове — одном из главных центров угольной промышленности России, где сосредоточено много целевых предприятий.

На площадке мы с командой координировали и контролировали:

• оформление пространства
• работу подрядчиков
• организацию питания
• вечерний фуршет
• выступления приглашённых артистов
• съёмочную команду
• зону регистрации
• наборы для участников и бейджи
• VR-зону.

Регистрацию гостей наша проектная команда вела сама.

Менеджеры по продажам встречали гостей, знакомились с потенциальными клиентами, сопровождали действующих заказчиков и заводили деловые контакты. Путь клиента был выстроен целиком — от первого приглашения до личного разговора на форуме.

Результат

По итогам Resource Forum PRO 2021 сформировали заявки примерно на 4,442 млрд рублей — это около $60,3 млн.

Один проект решал сразу много задач:

• узнаваемость бренда
• репутация
• экспертная позиция
• отношения с клиентами
• новые заявки
• продвижение продукта
• поддержка продаж